1. Fungsi Arsip
Arsip adatah bagian yang sangat penting pada sebuah kantor, yaitu tempat menyimpan surat-surat dan dokumen-dokumen kantor yang dapat diltadirkan kembati dengan otentik sewaktu dipertukan. 2. Manfaat Arsip
Arsip memunyai manfaat sebagai berikut.Untuk menjelaskan surat-surat atau catatan-catatan penting.
Untuk menguatkan buku.
Untuk dokumen sejarah, foto, maupun arti serta peristiwa yang bersejarah dan penting lainnya.
Untuk bahan studi dan ilmu pengetahuan.
Untuk catatan sebagai bahan penyetidikan dan pemikiran demi kemajuan.
3. Jenis Arsip
Dalam administrasi perkantoran, arsip memiliki jenis sebagai berikut.Arsip aktif, arsip yang menyimpan warkat-warkat yang masih berada dalam proses penyelesaian.
Arsip pasif, arsip yang menyimpan warkat-warkat yang jarang
dipergunakan karena sudah selesai dalam prosesnya, hanya sekali dan atau jarang dipertukan.
Arsip abadi, menyimpan warkat-warkat vital yang akan disimpan untuk selama-lamanya.
4. Penyimpanan Arsip
Menyimpan arsip bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut. Menyimpan menurut abjad.
Menyimpan menurut pokok soal.
Menyimpan menurut wilayah dan daerah. Menyimpan menurut nomor urut.
Menyimpan menurut tanggal.
Menyimpan menurut jenis barang.
Untuk menyimpan surat atau arsip dipertukan alat-alat sebagai berikut.
Stopmap atau stopmap folio.
Snelhechter (sejenis stopmap yang memakai jepitan).
Briefordner (map besar dengan jepitan).
Potepel (map dengan tali).
Filling kabinet.
Rak buku atau rak surat (dari kayu ataupun dari logam).
Lemari surat atau buku.
Lemari surat dengan kotak stopmap di dalamnya.
Sementara itu, alat-alat untuk mengikat surat sebagai berikut.
Klip atau penjepit kertas (jepitan surat terbuat dari kawat).
Niecesn (hechtnietjes) disebut juga jarum pengikat kertas.
Lem biasa, aka aibon, dan sebagainya.
Benang.
5. Pola Kearsipan
Peninjauan dan penitaian terhadap masa tampau.
Kebutuhan dan kepentingan masa kini.
Perkiraan dan perhitungan terhadap suatu kepentingan masa yang
akan datang.
6. Disposisi
Disposisi adatah petunjuk atau perintah singkat mengenai ketanjutan surat yang ditutis oteh kepala kantor, biasanya diparaf atau diberi tanda Langan.
7. Perbal
Perbal adatah konsep atau rencana surat yang tetah diparaf oteh kepala kantor atau kepala bagian.
8. Buku Perbal
Buku perbal adatah buku untuk mencatat ikhtisar suatu permasatahan atau hal tertentu.
9. Buku Agenda
Buku agenda adatah tempat mencatat surat-surat masuk dan surat ketuar.
Tujuan buku agenda sebagai berikut.
Agar surat tidak mudah hilang dan dapat terkontrol dengan baik.
Untuk mengetahui surat masuk dan surat keluar setiap hari (bukti).
Untuk memudahkan penyimpanan surat-surat agar terkontrol.
Secara umum, agenda terbagi dua.
Agenda umum.
Agenda khusus.
Dalam pencatatan, buku agenda mengenai tiga sistem.
Sistem nomor tunggal.
Sistem agenda.
Sistem kartu.
10. Laporan
Laporan adalah keterangan lengkap pelaksanaan tugas yang menjadi tanggung jawab seseorang atau suatu badan. Laporan dapat secara lisan atau tertulis.
11. Notula
Notula adalah taporan tertulis tentang jalannya rapat. Yang penting dicatat dalam notula adalah hari dan tanggal. Jam dimulainya rapat, tempat rapat, jumlah orang yang hadir, keputusan rapat, jam rapat selesai.
Demikianlah informasi yang bisa kami berikan kepada para pembaca semua, semoga bermanfaat.
Saya akan berterimakasih sekali kepada anda jika anda berkenang untuk meluangkan waktu untuk melihat iklan yang tersedia. Terimakasih banyak atas kunjungannya salam Sista Nafi.
Silahkan Lihat Di Bawah Ini Mungkin Bermanfaat Bagi Anda:
