AP adalah angka persentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan surat (warkat) untuk dipakai kembali dan jumlah surat (warkat) dalam arsip (George H. Terry, 1966, h. 158). Rumus untuk menghitung angka pemakaiannya sebagai berikut: AP = jumlah permintaan warkat : jumlah warkat dalam arsip x 100%.
Dengan menentukan angka pemakaian (AP) suatu arsip dan selanjutnya membandingkan dengan patokan yang digunakan, pengelola kearsipan dapat menentukan langkah-langkah terhadap keadaan arsip yang disimpan di tempat penyimpanan . Untuk arsip yang aktif dengan warkat-warkat yang masih memunyai pelbagai kegunaan, angka pemakaiannya harus mencapai 5-20% (The Liang Gie, 1980, h. 237).
Apabila patokan yang digunakan adalah seperti di atas dan ternyata AP saat diadakan uji coba menunjukkan angka 30,5% misalnya, berarti penyusutan arsip belum perlu diadakan. Sebaliknya, jika AP saat uji coba menunjukkan angka 3% misalnya, berarti penyusutan arsip harus segera dilaksanakan. Harap diperhatikan bahwa penyusutan belum berarti pemusnahan.
Dengan menentukan angka pemakaian (AP) suatu arsip dan selanjutnya membandingkan dengan patokan yang digunakan, pengelola kearsipan dapat menentukan langkah-langkah terhadap keadaan arsip yang disimpan di tempat penyimpanan . Untuk arsip yang aktif dengan warkat-warkat yang masih memunyai pelbagai kegunaan, angka pemakaiannya harus mencapai 5-20% (The Liang Gie, 1980, h. 237).
Apabila patokan yang digunakan adalah seperti di atas dan ternyata AP saat diadakan uji coba menunjukkan angka 30,5% misalnya, berarti penyusutan arsip belum perlu diadakan. Sebaliknya, jika AP saat uji coba menunjukkan angka 3% misalnya, berarti penyusutan arsip harus segera dilaksanakan. Harap diperhatikan bahwa penyusutan belum berarti pemusnahan.
Jadwal Retensi Arsip
Berdasarkan petunjuk yang dikeluarkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia pada tanggal 10 November 1977, yang dimaksud dalam jadwal dengan "Jadwal Retensi Arsip" adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat dimusnahkan. Dengan demikian, daftar retensi adalah suatu daftar yang
Lamanya masing-masing arsip, disimpan pada file aktif (di satuan kerja) sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file inaktif).
Lamanya masing-masing arsip, disimpan pada file aktif (di satuan kerja) sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file inaktif).
- Jangka waktu Lamanya penyimpanan masing-masing atas sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional Republik Indonesia.Jadwal retensi berguna untuk menentukan kebijaksanaan penyusutan dan penghapusan sehingga hal-hal berikut ini dapat terlaksana.Arsip-arsip aktif yang secara tangsung masih digunakan tidak akan tersimpan bersama-sama dengan arsip inaktif.
- Memudahkan pengelolaan dan pengawasan, baik arsip aktif maupun inaktif. Memudahkan penemuan kembali arsip-arsip yang diperlukan. Peningkatan efisiensi kerja dapat dilaksanakan. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen (abadi) ke arsip Nasional RI.
- Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di bidang pemerintahan.
Dengan adanya jadwal retensi arsip berarti dapat dilakukan suatu t indakan yang setepat-tepatnya. Penilaian suatu arsip tidak hanya menentukan tingkat rendahnya lingkung kepentingan. Penilaian suatu arsip sangat penting karena tidak hanya mengetahui kegunaan arsip itu saja, tetapi juga dapat mengetahui besar kecilnya frekuensi penggunaan arsip, baik secara aktif maupun inaktif.
Penitaian arsip dilakukan terhadap arsip-arsip dinamis, yaitu dengan memperhitungkan tingkat keterlibatan di dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan, seberapa jauh arsip-arsip itu diperlukan dan dipergunakan dalam rangka MIS (Management Information System).
Penitaian arsip dilakukan terhadap arsip-arsip dinamis, yaitu dengan memperhitungkan tingkat keterlibatan di dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan, seberapa jauh arsip-arsip itu diperlukan dan dipergunakan dalam rangka MIS (Management Information System).
Saya akan berterimakasih sekali kepada anda jika anda berkenang untuk meluangkan waktu untuk melihat iklan yang tersedia. Terimakasih banyak atas kunjungannya salam Sista Nafi.
Silahkan Lihat Di Bawah Ini Mungkin Bermanfaat Bagi Anda:
